Qué decir en lugar de «rechazo la factura electrónica»
Por qué puede sonar mal
«rechazo la factura electrónica»
Rechazo suena a portazo porque no dice qué falla ni qué hay que hacer. Cuando alguien revisa una factura electrónica con errores, suele pensar en devolverla para corregirla, y eso conviene dejarlo claro desde el principio.
Dilo así
- 01
Hola, Cristina: no puedo dar por válida la factura electrónica de este proveedor porque el NIF no coincide con el del pedido. ¿Le pides que la emita de nuevo?
Compañero/a · Chat
Funciona con alguien de administración o compras cuando el error es un dato concreto y fácil de corregir.
- 02
Estimado Sr. Cordero: no podemos aceptar la factura electrónica n.º 2024-118 en su forma actual, ya que no incluye el número de pedido. Le agradeceremos que la emita de nuevo con ese dato.
Cliente (empresa) · Correo
Formal y claro, identifica la factura, da el motivo y pide la corrección sin acusar a nadie.
- 03
Te aviso de que he rechazado la factura electrónica de la agencia: el importe no coincide con el presupuesto aprobado. Te dejo el detalle por si quieres revisarlo.
Jefe/a · Chat
Sirve para informar a tu jefe de una decisión ya tomada, con el motivo y la opción de que la revise.
- 04
Esta factura electrónica tenemos que rechazarla: la fecha y el concepto no corresponden al servicio prestado. ¿Puedes pedir la corrección y avisarme cuando llegue la nueva?
Persona a tu cargo · Chat
Da una instrucción clara a quien gestiona el trámite contigo y deja explícito el siguiente paso.
- 05
Buenos días, Sr. Cordero. Hemos rechazado la factura electrónica de hoy porque el importe no coincide con el pedido. Le envío el detalle por correo.
Cliente (empresa) · SMS
Pensada para avisar rápido por un canal breve y dejar el detalle completo para un correo.
- 06
Hola, Ainhoa: marco como rechazada la factura electrónica del proveedor porque el IVA aplicado no corresponde al servicio. Adjunto el motivo para que quede registrado.
Compañero/a · Correo
Ideal cuando hace falta constancia escrita del motivo dentro del circuito interno de facturas.
- 07
Buenas tardes, Julia. La factura electrónica de este mes no podemos aceptarla: figura una razón social antigua. ¿Podrían enviarnos una corregida?
Cliente (empresa) · Chat
Encaja con un contacto habitual al que tratas con cordialidad y a quien le pides corregir un dato administrativo.
Ejemplos
Estimada Sra. Torres: Hemos recibido la factura electrónica n.º 3045 del 12 de marzo, pero no podemos aceptarla porque el importe no coincide con el presupuesto acordado (1.200 €). Le pedimos que la emita de nuevo con la cifra correcta o nos indique a qué corresponde la diferencia. Quedamos atentos a su respuesta. Un saludo, Rodolfo Molina
Hola, Maximiliano: he rechazado la factura electrónica de este proveedor porque falta el número de pedido. ¿Puedes pedirles que la reenvíen con ese dato? Gracias.
Qué evitar
- Si rechazas sin indicar el motivo, la otra parte no sabrá qué corregir y tendrás que repetir el mensaje.
- Insinuar mala fe o un error grave cuando puede ser un simple dato mal puesto suele crear tensión innecesaria.
- Pedir disculpas como si el fallo fuera tuyo no hace falta, basta con explicar con claridad el motivo.
- Las mayúsculas o frases como «esto es inaceptable» sustituyen la descripción del problema y endurecen el tono.
- Un mensaje sin siguiente paso deja a la otra parte sin saber qué debe enviar para corregir la factura.